Définitions des termes
Données personnelles/données personnelles sensibles :
Sont considérées comme des données personnelles toutes les données qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable. Le fait qu'une personne soit directement ou indirectement identifiable ou identifiée dépend notamment du contexte dans lequel les données se trouvent ou sont traitées. Les données personnelles comprennent, entre autres, le nom, le prénom, l’adresse, la date de naissance, l'adresse électronique, etc.
Selon la LPD, les données personnelles sensibles comprennent les données qui donnent des informations sur
- la santé (p. ex. l'état, les diagnostics, les traitements, etc.) et la sphère intime (p. ex. la sexualité),
- l'appartenance raciale et ethnique,
- les opinions ou activités religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales,
- les mesures d'aide sociale individuelle,
- les poursuites et sanctions administratives ou pénales,
- les données génétiques et les données biométriques qui identifient clairement une personne de manière équivoque
Traitement
Le traitement de données comprend toute manipulation de données personnelles, indépendamment des moyens et des procédures utilisés. On entend donc par traitement, entre autres, entre autres, la collecte, l'enregistrement, la conservation, l'utilisation, la modification, la communication, l'archivage, la suppression l’effacement ou la destruction de données personnelles.
Déclaration de confidentialité (protection des données)
Remarques générales
Sur la base de l’article 13 de la Constitution fédérale et de la nouvelle loi sur la protection des données (LPD), chaque personne a droit à la protection de sa sphère privée ainsi qu’à la protection contre toutes formes d’abus de ses données personnelles.
L’Association Klémata prend la protection des données personnelles au sérieux. Nous sommes responsables de la collecte et du traitement de vos données personnelles en conformité avec le droit suisse et en accord avec la présente déclaration de confidentialité. Cette déclaration de confidentialité répond à notre devoir d’information quant à la finalité poursuivie par l’Association lors de la collecte, de l’enregistrement ou de la transmission de vos données personnelles. Nous sommes responsables du traitement des données personnelles que nous collectons auprès des personnes qui participent à nos rencontres annuelles, ainsi qu’auprès des membres de l’association.
Par la présente, nous souhaitons également vous informer des droits que vous pouvez exercer, ainsi que des procédures à suivre pour faire valoir ces droits.
Quelles données personnelles collectons-nous et dans quel but (finalité) ?
Dans le cadre de nos activités nous pouvons être amenés à collecter les données personnelles suivantes : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, etc. Ces données sont nécessaires pour vous contacter, vous identifier et communiquer avec vous.
Nous ne collectons que les données personnelles qui sont pertinentes et proportionnées au but du traitement.
Durant combien de temps conservons-nous les données personnelles ?
Nous conservons les données personnelles durant le laps de temps où la personne concernée par nos activités nous a accordé son consentement pour figurer dans nos fichiers. Ces données sont effacées ou détruites en cas de demande explicite de la personne concernée ou si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement (art. 6 al. 4 LPD).
À qui communiquons-nous éventuellement certaines données personnelles ?
En principe, nous ne communiquons pas de données personnelles à des tiers, à l’exception des prestataires nécessaires pour l'accompagnement, la communication ou le traitement, comme mentionné ci-dessus et ce, avec votre consentement que vous pouvez révoquer à tout moment. Il se peut également que nous devions les communiquer aux autorités (lorsque nous sommes tenus de le faire).
Quelle est la sécurité existante pour les données informatiques ?
Nous accordons une importance primordiale à la sécurité de vos données, c'est pourquoi nous nous engageons à mettre en place les mesures nécessaires pour garantir leur meilleure protection. Toutefois, nous tenons à souligner que la transmission et le traitement de données par voie électronique peuvent être sujets à des vulnérabilités en matière de sécurité. Il convient de noter qu'une protection intégrale des données personnelles contre un accès non autorisé par des tiers ne peut être totalement garantie et ce, malgré tous les efforts déployés dans ce sens.
Données papier
Il se peut que certaines de vos données soient conservées sur un support papier. Ces données sont stockées dans nos bureaux et ne sont accessibles que par nos collaborateurs.
Quels sont vos droits concernant vos données personnelles ?
Sauf dispositions légales autres (art. 26 et 29 LPD : restrictions au droit d’accès et au droit à la remise ou à la transmission des données), vous avez les droits suivants concernant vos données personnelles :
- Le droit d'accès : vous pouvez nous demander de vous confirmer si nous traitons vos données personnelles et nous prier de vous fournir une copie de toutes les données à notre disposition ainsi que des informations concernant leur traitement (finalité, catégories de données, destinataires, durée de conservation, etc.).
- Le droit de rectification : vous pouvez nous demander de corriger ou de compléter vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes à moins que la modification ne soit interdite par une disposition légale ou que les données ne soient traitées à des fins archivistiques répondant à un intérêt public (art. 32 al. 1 let. a et b LPD)
- Le droit à l'effacement : vous pouvez nous demander d'effacer vos données personnelles si elles ne sont plus nécessaires, si vous retirez votre consentement, si vous vous opposez au traitement des données et ce, pour autant que leur traitement ne soit pas exigé par la loi.
- Le droit à la limitation du traitement : vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles si vous contestez leur exactitude, si vous ne souhaitez pas que nous récoltions certains types de données ou si vous souhaitez qu’elles ne soient pas effacées, même si elles ne sont plus nécessaires en vue de la finalité du traitement.
- Droit à la remise ou à la transmission : les données personnelles que nous avons collectées au sujet de la personne suivie peuvent être obtenues auprès du responsable du traitement. La personne concernée peut demander la transmission des données personnelles à un autre responsable de traitement. La remise ou la transmission de données personnelles peut être refusée, restreinte ou différée selon les conditions précisées dans les art. 26 et 29 LPD.
La personne concernée peut faire valoir les droits ci-dessus en contactant le responsable du traitement des données. La loi prévoit, en règle générale, un délai de 30 jours pour répondre à ces droits. Conformément aux dispositions légales, les renseignements sont fournis gratuitement dans un délai de 30 jours (art. 6 al. 6 et 7 LPD).
Responsable du traitement des données selon la Loi sur la Protection des données
L’Association Klémata nomme, comme responsable du traitement des données, la présidente de Klémata citée ci-après. Vous pouvez la contacter pour toutes questions y relatives ou pour exercer vos droits en vertu de cette loi à l’adresse suivante :